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<Datei - Dateien - Import - Import Kunden>

Mit dieser Funktion können Sie Kundendaten aus externen Programmen in Jack importieren.

Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie dieses Modul erworben haben.

Der Kundendatenimport läuft in mehreren Schritten ab:

  1. Überprüfen und Bereinigen der Daten
  2. Erzeugen der Datendatei und der Steuerdatei (beide im .txt Format)
  3. Import in Jack
Überprüfen und Bereinigen der Daten

Es bietet sich an, vor dem Import die vorhanden Daten daraufhin zu prüfen, ob sie aktuell sind.
Wenn mit kompletten Exporten aus einem anderem System gearbeitet wird, befinden sich auch immer Kunden darunter, die schon länger nicht mehr gebucht haben, oder vielleicht verstorben sind.
Diese Kunden sollten möglichst nicht in Jack Plus übernommen werden.

Bei der Bearbeitung der Daten sollte auf folgende Punkte besonders geachtet werden:

  • die PLZ sollte als PLZ formatiert sein (beginnende 0)
  • Es sollte eine Briefanrede erzeugt werden, wenn sie nicht vorhanden ist
  • Zuordnung eines Geschlechts (weiblich=2, männlich=1, kein=3). Wenn diese Spalte vorhanden ist, muss sie überall befüllt sein. Leere Zellen können mit kein=3 aufgefüllt werden.
  • Hat man neben Privatkunden auch Firmen oder Reisebüro Kunden, sollte die Kundenart übernommen werden. Wenn diese Information nicht aus dem bisherigen System exportiert werden kann, kann auf Basis der Anrede eine Briefanrede erstellt werden. Dabei gilt: Privat=1, Firma=2, Reisebüro=3, Interessent=4. Wenn diese Spalte vorhanden ist, muss sie überall befüllt sein. Leere Zellen müssen mit Privat=1 aufgefüllt werden.
  • in den einzelnen Zellen dürfen keine Zeilenumbrüche sein.

Unter dem folgenden Link finden Sie eine Liste aller möglichen Importfelder.

Erzeugen der Datendatei und der Steuerdatei (beide im .txt Format)

Um den Import durchzuführen benötigen Sie zwei Dateien:

  • Steuerdatei
  • Datendatei
    Beide Dateien müssen im ASCII (Text-) Format vorliegen. Sollten Ihre Daten ein anderes Format haben, müssen Sie sie zuerst in das ASCII-Format konvertieren (z. B. über ein Tabellenkalkulationsprogramm).

In der Steuerdatei geben Sie an, in welche Jack Felder die Daten importiert werden sollen. Auch diese Datei muss im ASCII-Format sein. Sie können diese Datei über das Windows Notepad (im Zubehör des Betriebssystems von Windows) erstellen.

Jede Zeile der Datei ist in folgendem Format aufgebaut:
  <Feldname><Tab><=><Nummer des Feldes in der Datendatei>
Dabei darf zwischen „=" und der anschließenden Nummer kein Leerzeichen eingefügt sein!

ACHTUNG: nach dem letzten Feld darf kein Zeilenumbruch sein

Eine Beispielsdatei finden Sie hier.

Die Datendatei enthält Ihre Kundendaten (im ASCII-Format; einzelne Datensätze müssen durch z.B. Tab, Komma etc. getrennt sein).

wenn die Excel Datei fertig bereinigt ist, dann die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften löschen und als .txt Datei abspeichern.
Aus der Excel Datei die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften kopieren und in eine .txt Datei einfügen.

Import der Kundendaten in Jack Plus

Sie müssen im Fenster zum Kundenimport angeben, wo sich die zu importierenden Dateien befinden. Klicken Sie auf einen der beiden Buttons (<Steuerdatei> / <Datendatei>), öffnet sich der Windows-Explorer und Sie können die betreffende Datei auswählen.

Unter <Trennung> legen Sie fest, wie die einzelnen Datensätze in der Datei getrennt werden, denn nur so kann Jack erkennen, an welche Position die Dateninformation geschrieben werden soll.
Im Normalfall ist die Standardeinstellung "Tabulator" korrekt.

Klicken Sie auf <OK>, und Jack importiert die von Ihnen angegebenen Dateien.

Achtung

Bitte beachten Sie:
Besteht eine der angegebenen Kundennummern schon in der Jack-Kundenverwaltung, werden die dort bestehenden Daten mit den hier importierten Daten überschrieben! Unmittelbar vor einem Kundendatenimport sollte zwingend eine vollständige Datensicherung des Jack durchgeführt werden.