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<Datei - Dateien - VERK-Schnittstelle>

Zunächst sollen die allgemeine Abreisweise der VERK-Schnittstelle sowie die erforderlichen Einstellungen beschrieben werden, bevor auf die einzelnen Funktionsdetails eingegangen wird.

Die VERK-Schnittstelle in Jack ermöglicht nicht nur die automatische Übernahme von DB / DER-Werten in Jack, sondern auch ihre buchhalterische Abrechnung einfach zu handhaben. Dadurch entfällt einerseits die manuelle Erfassung von DB/DER-Leistungen, andererseits können die DB/ DER-Dokumente zur Abrechnung exakt nachvollzogen werden.

Die VERK-Schnittstelle stellt sicher, dass das ausgestellte geldwerte Dokument in Jack landet, und andererseits erfolgt später auf elektronischem Weg ein Abgleich zwischen den in Jack enthaltenen Verkaufsdaten und den von T-Systems abgerechneten Werten. Also wird sowohl das Verhältnis Einkauf (Ticketausstellung) zu Verkauf (Verkaufspreis in Jack gegenüber dem Kunden) in Jack geprüft, als auch das Verhältnis "im Reisebüro verwalteter Einkauf" (durchs Reisebüro ausgestellte & erfasste Tickets) zum "abgerechneten Einkauf" (seitens T-Systems abgerechnete Dokumente). Ohne die Abstimmung in Jack könnten dem Reisebüro entweder durch Expedientenfehler oder durch Fehler seitens des Abrechnungsunternehmens Gelder entgehen.

Theoretisch könnte das Reisebüro sämtliche Geschäftsvorfälle nur über VERK in Jack verarbeiten. Die Geschäftsvorfälle landen ebenso in Jack wie zuvor im START Finance Manager oder in anderen zentralen Backoffice-Systemen. Die Nachteile dieser Verfahrensweise sind unserem Erachten nach jedoch gravierend:

  • Verzicht auf Jack Funktionen (keine Nutzung der Windows Oberflächen im Verkauf: Pulldown-Menüs statt kryptischer Eingaben, flexible Generierung von Basisdaten etc.)
  • Verzicht auf Jack Flexibilität (gedruckter VERK-Beleg kann nicht wieder gedruckt oder nach dem Ausdruck verändert werden)
  • Verzicht auf die logische Jack Vorgangsbuchhaltung (alle Leistungen in Jack werden aus der VERK-Schnittstelle als Reisebüroinkasso angelegt - das führt später zu Problemen.
  • Direktinkassos müssen in Jack weiterhin als solche erfasst werden, um das Commission Tracking und eine korrekte Abrechnung zu ermöglichen!
  • Komplizierung der Arbeitsabläufe durch uneinheitliche Verfahren (ein Teil der Vorgänge geht über VERK, ein Teil würde manuell in Jack erfasst werden. Das bedeutet keine einheitliche Belegverwaltung, da Kunden mal VERK-Belege auf DOS-Basis, mal moderne Jack-Belege mit der Corporate Identity des Reisebüros aus Windows erhalten).

Es gibt 2 Arten von VERK-Belegen: VERK-Rechnungen und VERK-Kassenzettel. Jede codierte Zeile des VERK Beleges entspricht einer BHP ("Buchhaltungsposition"). Jack übernimmt folgende Informationen:

  • jede einzelne BHP (wenn ihr Code als Import in Jack unter <Basisdaten - VERK-Codes> aktiv ist). Jack macht aus vielen BHPs eines VERK-Beleges einen einzigen "sir"-Datensatz, der in der CRS-Schnittstelle zur Übernahme bereitsteht. Nach der Übernahme macht Jack daraus 1 Jack-Leistung in einem Vorgang.
  • jede Zahlungs-BHP (wenn ihr Code als Import aktiv ist). Daraus generiert Jack automatisch eine Kundenzahlung zu diesem Vorgang (und unterscheidet dabei zwischen Bar- bzw. Kreditkarten- oder ec cash-Vorgängen).
  • den Endbetrag des VERK-Kassenzettels. Daraus macht Jack automatisch einen Kassen eingang mit ggf. dem richtigen Mitarbeiter und dessen Kassenkonto.


Vorgehensweise:

Zunächst muss seitens Bewotec die Freischaltung der VERK-Schnittstelle erfolgen.

Bitte beachten Sie,
dass Sie das VERK-Verfahren nur für solche Leistungen nutzen sollten, die etwas mit dem Vordruck 48 zu tun haben (also DB/DER-Werte), jedoch NICHT für Leistungen, die normalerweise über die anderen Jack Schnittstellen übernommen werden (z. B. Pauschalreisen, IATA-Tickets etc.)!

Anschließend können sämtliche DB-/DER-Werte, deren Verkaufsbelege im Rahmen des VERK-Verfahrens ausgedruckt werden, auch in Jack übernommen werden.

Da eine Rechnung aus Jack professioneller und kundenfreundlicher aussieht als ein VERK-Beleg, und auf Normalpapier zu drucken sind, sollten einige VERK-Rechnungen und -Kassenzettel als "Master-Exemplar" beibehalten und beim Ausdruck aus VERK mit einem Schmierpapier davor verwendet werden. So wird mit dem Ausdruck aus VERK lediglich Schmierpapier bedruckt. Sie behalten das Master-Exemplar des VERK-Beleges mit dem rückseitigen Barcode und können den Kundenbeleg aus Jack erzeugen, ohne zusätzliche Belegkosten zu produzieren.
Zurzeit ist der physische Druck des VERK-Formulars zwingend notwendig, um die Daten in die CRS-Schnittstelle zu Jack zu bekommen.

Von dort aus können die Daten wie gewohnt per Doppelklick in Jack übernommen werden. Je nachdem, wie zuvor die Felder in VERK ausgefüllt wurden, wird der VERK-Beleg automatisch entweder dem korrekten Laufkunden, dem korrekten Jack Kunden oder einem schon bestehenden Jack Vorgang zugeordnet.

Hat es sich bei dem VERK-Beleg um einen Kassenzettel gehandelt, ist die Bareinnahme in der Jack Kundenzahlung automatisch auf dem richtigen Konto gebucht worden. Der Druck einer Jack Rechnung zeigt dem Kunden, dass kein Restbetrag mehr offen ist, da der Restbetrag automatisch auf Null steht.

Zur Einrichtung von Mitarbeiterkassen ist unbedingt zu beachten,
dass die Mitarbeiter unter <Basisdaten - Mitarbeiter> im Feld <Nr.> nicht nur ihre korrekte START-Expedientennummer zugeteilt bekommen müssen, sondern auch eine separate Kasse. Anschließend müssen unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> diese Mitarbeiterkassen auch als Zahlungsarten angelegt werden.

Die gebuchte Kassenzahlung steht mit der genauen Bezeichnung (z. B. "Mitarbeiterkasse 1", "Kasse Touristik", "Kasse Bahn") in der Zahlungshistory des Vorgangs.

Einstellungen für eine korrekt funktionierende VERK-Schnittstelle

1.) <Datei - CRS-Optionen - VERK> sowie Kassenfunktion über VERK

Die Freischaltung der VERK-Daten für den Export von START zu einem Backoffice System muss das Reisebüro bei seinem Amadeus-Systembetreuer beantragen.

Die grundsätzlichen Einstellungen zur Schnittstelle werden unter <Datei - CRS-Optionen - VERK> eingestellt und sind im dortigen Kapitel des Handbuches nachzulesen.

<Kassenzettel>: Wird in VERK ein Kassenzettel erstellt, gilt der Restbetrag dieses Kassenzettels als bezahlt. Hierfür wird in Jack automatisch eine Kundenzahlung ange legt, und zwar mit der Kundenzahlungsart, die in <Zahlungsart> in den CRS-Optionen zu VERK eingestellt ist (Kundenzahlungsarten werden generell unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> definiert).

Arbeitet das Reisebüro mit individuellen Mitarbeiterkassen, müssen diese ebenso für die VERK-Schnittstelle in mehreren Schritten angelegt werden:

<Basisdaten - Mitarbeiter> - jeder Expedient erhält nicht nur sein Kürzel, sondern in <Nr.> muss er seine Expedientennummer erhalten, die er auch in Amadeus/Start besitzt.
In <Kassenkonto> wird die Kontonummer eingetragen, die die Mitarbeiterkasse in der Kontenverwaltung hat (siehe <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>).
Außerdem sollte je Mitarbeiterkasse unter <Gruppe> eine eigene Gruppennummer ver geben werden.




Mitarbeiter, die zu einer Gruppe gehören, können später auch nur die Zahlungsarten (also in diesem Fall Kassen) erkennen, die unter dieser Gruppennummer angelegt wurden.
Im Beispiel handelt es sich um den Mitarbeiter <BK>, der in Amadeus die Expedientennummer <42> besitzt. BK erhält eine eigene Kasse mit der Kontonummer 1002, entsprechend erhält er auch die <Gruppe 2>.

Anschließend muss auch eine entsprechende Zahlungsart für den Mitarbeiter BK definiert werden: in <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>. Unter Verwendung der Gruppennummer <2> richtet man mit dem für BK bestimmten Kassenkonto eine eigene Kassenzahlung für BK ein.


Dabei sollte zu diesem separaten Kassenkonto auch ein eigener Belegnummernkreis verwendet werden (ein Belegnummernkreis bewirkt, dass die Belegnummern auf dem Konto im Hintergrund automatisch hochgezählt werden).

Es bietet sich an, den Belegnummernkreis korrespondierend zur Konto- und Gruppennummer einzurichten, damit man beim Eingeben von Zahlen nicht durcheinander kommt.

Druckt BK einen Kassenzettel aus VERK aus, wird der Restbetrag, der unten auf dem Kassenzettel von BK kassiert wurde, automatisch von Jack als Kunden zahlung auf den Jack Vorgang übernommen, zu dem BK die VERK-Buchung aus der Schnittstelle übernimmt. Gleichzeitig erkennt Jack anhand der Expedienten nummer 0042, dass es sich um den Mitarbeiter BK handelt, dem das Kassenkonto 1002 zugeteilt ist. Dementsprechend wird die Kundenzahlung als Kasseneingang auf 1002 erzeugt.

2.) <Basisdaten - VERK-Codes>

Unter <Basisdaten - VERK-Codes> ist die Codetabelle mit sämtlichen Codes des VERK-Verfahrens hinterlegt (siehe <Basisdaten - VERK-Codes>). Diese Codetabelle wird mit Stammdaten ausgeliefert. Aktualisierungen muss das Reisebüro selbst eintragen (wenn z. B. ein neuer VERK-Code eingeführt wird). Das Reisebüro muss ebenso prüfen, ob Veranstalter und Zahlungsarten passend zu den sonstigen Stammdaten eingestellt sind.
Erläuterungen zu den einzelnen Spalten finden Sie im entsprechenden Kapitel dieses Handbuches.

3.) Übernahme von BHPs

Sobald ein VERK-Beleg erstellt wird, werden die einzelnen BHPs als Da tensätze von START an die Schnittstelle übergeben und als Dateien in das konfigurierte sir-Verzeichnis in Jack gelegt.


Hierzu wird der Druck des VERK-Formulars benötigt. Es ist nicht möglich, die Datensätze mit Druckunterdrückung zu übernehmen!

Der CRS Transformer faßt alle BHPs eines Verkaufsbeleges zusammen und erstellt daraus einen Eintrag (sir-Datensatz) in der CRS-Übernahmeliste (unter <Datei - CRS>). In dieser Liste befinden sich alle „sir"s, die noch nicht in Jack übernommen wurden. In der Spalte <Vorgang> sehen Sie die Nummer des VERK-Rechnungs- / Kassenzettels.

 4.Jack-Vorgang

Durch die Übernahme eines VERK-Beleges wird in Jack eine Leistung angelegt. Für jede BHP, bei der es sich nicht um eine Zahlung handelt, legt Jack eine eigene Preiszeile an.


!worddav4d9f74681f26c86ed43619d21ce3906f.png|height=120,width=489,align=left!Über <BHP> in der Leistung kann man eine Liste der dieser Leistung zugrunde liegenden BHPs aufrufen.

 

Über <BHP-Daten> im Vorgang kann man sich alle BHPs darstellen lassen (also auch die BHPs, bei denen es sich um Zahlungen handelt). 

Im Feld <Reiseprofil> wird die VERK-Rechnungs- oder Kassenzettelnummer übernommen. Damit kann man über <Kunden - Suche> oder <F3> und die Karteikarte <Vorgangssuche> nach dieser VERK-Rechnungs- / Kassenzettelnummer in Jack auch einen Vorgang suchen.

Dazu ruft man in der Kundensuche die Registerkarte <Vorgangssuche> auf und wählt dann im Feld <Suchart> den Wert „Reiseprofil" aus.

Bei der Übernahme von Zahlungs-BHPs wird für den Jack-Vorgang automatisch eine Kundenzahlung erstellt. Handelt es sich beim VERK-Beleg um einen Kassenzettel, wird für diesen VERK-Vorgang zusätzlich automatisch eine Jack Kundenzahlung über den Restbetrag des Kassenzettels erstellt. Diese automatisch erzeugten Kundenzahlungen können über <Vorgang - Kundenzahlung> oder <F9> eingesehen werden.

Wird die Buchung nach der Übernahme in Jack gespeichert, erscheint die Frage „Möchten Sie die Buchung aus der CRS-Datei löschen?" Diese Frage sollten Sie mit „ja" beantworten: einerseits ist der Speicherplatz der CRS-Datei begrenzt, andererseits stehen somit nur solche Einträge in der CRS-Datei, die tatsächlich noch nicht in Jack übernommen wurden.


5.) CRS Transformer und CRS Automater:

Der Transformer fasst für die VERK-Datenübernahme alle BHPs eines Verkaufs beleges zusammen und erstellt daraus einen Eintrag in der CRS-Übernahmeliste für VERK-Daten (unter <Datei - CRS>).

Der Automater liest die Kundennummer der BHP aus und legt - sofern diese Kundennummer in Jack angelegt ist - automatisch einen Vorgang für diesen Kunden an. Handelt es sich um einen Kassenzettel, legt der Automater direkt eine Kundenzahlung in Jack an.

Bewotec empfiehlt, den Transformer und Automater ständig laufen zu lassen, um eine zeitnahe Übernahme der VERK Daten zu gewährleisten.

Der Transformer darf nicht gleichzeitig und / oder mehrmals auf verschiedenen PCs gestartet werden.
Der Automater darf nicht gleichzeitig und mehrmals auf verschiedenen PCs gestartet werden.
Steuerungsmöglichkeiten in der VERK-Maske

Folgende Möglichkeiten hat das Reisebüro, um Informationen automatisch in Jack aus den VERK-Angaben zu übernehmen:

Eintrag in VERK-Felder

<KD-NR> Eintrag einer Nummer aus KD. Dieser Nummer ist entweder ein Jack Kunde zugeordnet (maximal 5 mögliche Kunden unter <Datei - CRS-Optionen - VERK>, oder die KD-Nummer entspricht schon von vornherein einer Jack Kundennummer. Dann können die BHPs automatisch einem schon in Jack vorhandenen Kunden zugeordnet und der Vorgang angelegt werden.

Es empfiehlt sich, für das Firmengeschäft die KD-Firmenkunden mit gleicher Nummer in Jack anzulegen, um die automatische Zuordnung zu nutzen. Außerdem sollte in KD mit wenigstens 2 Laufkunden gearbeitet werden: eine KD-Laufkundennummer, der auch in Jack eine Nummer zugeordnet ist (über <Datei - CRS-Optionen - VERK - Laufkunden-Nummern>), und eine weitere, die Jack nicht kennt, so dass die BHPs nicht automatisch durch Jack zugeordnet würden. Dann verbleiben sie in der CRS-Schnittstelle und können in Jack einem bestimmten Privatkunden zugesteuert werden.

<PROJ> hier kann eine bestehende Jack Buchungsnummer eingetragen werden. Bei der Datenübernahme werden die BHPs in Jack gleich der richtigen Buchung zugeordnet.

<BEM1> hier kann eine bestehende Jack Kundennummer eingetragen werden, die nicht unter KD bekannt ist. Bei der Datenübernahme werden die BHPs in Jack gleich dem richtigen Jack Kunden zugeordnet.

<AUSZ> Hier kann die Rechnungsnummer aus VERK eingetragen werden, die in Jack im Feld <Reiseprofil> übernommen wurde. Damit kann eine Kundenzahlung, die in VERK mit dieser Auszifferung kassiert wird, gleich einer bestehenden Jack Buchung zugeordnet werden. Jack legt für die Zahlung automatisch eine Jack Kundenzahlung zum Vorgang an.

<BEM2> Hier können entweder ein bestehender Filekey oder eine Veranstaltervorgangsnummer eingetragen werden, so dass die Zuordnung der BHPs in Jack automatisch zum korrekten Vorgang erfolgt.

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