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Vorgehen bei Eigenveranstaltung mit Einzelreisenden

Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, die Eigenveranstaltung abzuwickeln:

  • über einen eigenen Veranstalter (das eigene Reisebüro als Veranstalter)
  • über normale Veranstalter und Produktarten (die Leistungsträger als Veranstalter)

Eigener Veranstalter

Zuerst legen Sie Ihr Reisebüro als Veranstalter an. Die einzelnen Produkte können sie als separate Produktarten anlegen.
Wenn Sie mit Tabelle 2 arbeiten (Erklärung Veranstalter anlegen), können sie auch jeder Produktart ein eigenes abweichendes Umsatzkonto zuweisen. Dies tragen Sie in der Produktart in das Feld < Konto 1 > ein. Darüber hinaus müssen Sie dann im Veranstalter auf der Registerkarte Parameter die Checkbox < Umsatzkonto aus Produktart > aktivieren.

Normaler Veranstalter

Wenn Sie mit mehreren fixen Leistungsträgern arbeiten (z.B. Incoming Agentur oder Hotel im Zielgebiet), können Sie diese als separate Veranstalter anlegen. Um auf der Rechnung Ihren eigenen Reisebüronamen zu drucken, müssen Sie nur in der Produktart im Feld < Druckname > Ihren Reisebüronamen oder z.B. einen Paketnamen eintragen. Beim Druck wird dann dieser Name anstatt des Veranstalternamens gedruckt.

Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen entscheiden müssen, ob der jeweilige Veranstalter über Tabelle 1 (Provision) oder Tabelle 2 (Belastung) abgerechnet wird (Erklärung Veranstalter anlegen).
Im ersten Fall wird mit der Veranstalterabrechnung gearbeitet, im zweiten Fall muss der Ausgleich des Umsatzkontos manuell über < Buchhaltung - Buchen > gemacht werden.
In den meisten Fällen empfehlen wir die Benutzung von Tabelle 1, da hierbei eine direkte Kontrolle eines jeden Vorgangs erfolgt.

Vorgehen bei Eigenveranstaltung einer Gruppenreise

Voraussetzungen
  • Legen Sie das eigene Reisebüro mit eigenem Kürzel unter <Basisdaten> <Veranstalter> an (Veranstalter anlegen)
  • Stellen Sie unter der Registerkarte <Konten> die Verbuchungstabelle auf „Tabelle 2" und hinterlegen ein neues Umsatzkonto.
  • Stellen Sie unter der Registerkarte <Parameter> bitte „Keine Va-Abrechnung" sowie „Eigenveranstaltung“ ein.
Im Vorgang
  • Sie erfassen einen so genannten „Abrechnungsvorgang", in welchem Sie die Leistungen anlegen, die Sie eingekauft haben. Als VA-Kürzel nutzen Sie die Kürzel der tatsächlichen Leistungsträger.
    Erfassen Sie dazu die Leistungen mit dem tatsächlichen Preis des Leistungsträgers (z.B. 8500,- Euro), als Veranstalter-Vorgangsnummer hinterlegen Sie die Vorgangsnummer des Leistungsträgers.
    In diesem Vorgang sind auch alle anderen Zusatzleistungen mit dem spezifischen Leistungsträger und der jeweiligen VA-Vorgangsnummer zu hinterlegen.
  • Die einzelnen Kundenrechnungen möchten Sie natürlich auch anlegen. Dazu erfassen Sie jeweils die Reisevorgänge mit dem kalkulierten Preis pro Person und als Veranstalter-Kürzel Ihr eigenes Veranstalter-Kürzel. Wir empfehlen der besseren Übersichtlichkeit und Ordnung als Veranstalter-Vorgangsnummer die Jack-Vorgangsnummer des „Abrechnungsvorgangs" einzutragen.
  • Da der Umsatz bis hierhin zunächst zweimal erfasst wäre (einmal im Abrechnungsvorgang und einmal im Kundenvorgang) muss natürlich ein Ausgleich erfolgen. Dazu legen Sie im „Abrechnungsvorgang" eine weitere Leistung an mit Ihrem eigenen Veranstalter-Kürzel. Diese soll die Gesamtsumme (gern auch kalkuliert, aber natürlich bei Ausführung der Reise der richtige Wert) aller erfassten Kundenbuchungen als negativen Wert enthalten mit dem gleichen VA-Kürzel wie in den Kundenbuchungen. Auch in der Negativ-Leistung hinterlegen Sie bitte die Jack Nummer dieses Vorgangs.
  • Diese Vorgehensweise muss natürlich Büro-intern besprochen werden und es macht Sinn, dass sich die Expedienten nur um die Kundenvorgänge kümmern und der „Abrechnungsvorgang" von der Buchhaltung bearbeitet und überwacht wird. Wenn Sie selbst die Erfassungsweise der Kundenrechnungen überprüfen möchten, gehen Sie einfach auf <Listen> <Veranstalterbuchungen>.
    Dort geben Sie einfach Ihr eigenes VA-Kürzel und die VA-Vorgangsnummer des Jack-„Abrechnungsvorgangs" ein. Die Summe muss dann Null ergeben, denn er findet daraufhin ja alle Kundenbuchungen (z.B. 10 x 850,00) und aus dem Abrechnungsvorgang die Negativ-Leistung (z.B. 1 x -8500,00).
  • Die Abrechnung der Leistungsträger-Abrechnungen im Abrechnungsvorgang können Sie wie gewohnt durchführen. Für die Leistungen, die Sie auf Ihr eigenes Kürzel erfasst haben, ist es lediglich notwendig die Fakturierung durchzuführen, dadurch werden die Umsätze auf das hinterlegte Umsatzkonto gebucht, aber gleichen sich aus ( 10 x 850 minus 1 x 8500 gleich 0).
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