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<Listen – Terminliste>


Mit der Terminbearbeitung können Sie Ihre Zeit- und Arbeitsplanung effektiv gestalten, indem sämtliche Termine über eine Wiedervorlagefunktion verwaltet werden. Diese Wiedervorlage entspricht nicht einem umfangreichen Zeitmanagement (hierfür gibt es andere Softwarepakete). Die Terminliste erinnert Sie täglich an wichtige Erledigungen, für die Sie normalerweise entweder eine umfangreiche Wiedervorlagekartei oder viele einzelne Zettel oder Haftnotizen verwenden würden. Außerdem ist es für ein Reisebüro nicht sinnvoll, das Tagesgeschäft stundengenau zu planen, da solche Tages- / Terminplanungen erfahrungs gemäß nicht einzuhalten sind.
Wird eine neue Reise / ein neuer Vorgang erfasst, werden automatisch vorgangsbezogene Termine erzeugt. Der Expedient kann diese Termine direkt in der Reiseanmeldung in der Karteikarte <Termine> löschen.


Diese Termine haben Sie vorher unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Termine> hinterlegt. Sie werden zu jedem Vorgang automatisch erzeugt und in die Wiedervorlageliste des Expedienten eingetragen, der die Buchung in Jack angelegt hat.


Außerdem kann man in der Reiseanmeldung in der Karteikarte <Termine> zu jedem Vorgang beliebig individuelle Termine erzeugen, die ebenfalls in der Wiedervorlage erscheinen.

Meldet sich ein Mitarbeiter in Jack an, wird immer die aktuelle Aufgabenliste dieses Mitarbeiters angezeigt. Termine von Kollegen werden dabei nicht angezeigt und können auch nicht bearbeitet werden. Über das Listenmenü können jedoch auch die Wiedervorlagen der restlichen Mitarbeiter aufgerufen werden.

Jeder Termin ist einem Bearbeiter zugeordnet. Jeder Mitarbeiter kann auch für seine Kollegen Termine definieren. Wird eine Wiedervorlage erledigt, die Sie einem anderen Mitarbeiter zugewiesen haben, erhalten Sie diesen Termin mit einem Bearbeitungsvermerk zurück. Endgültig bearbeitete Termine sollten aus der Terminliste gelöscht werden.

Sie können sich eine Aufgabenliste nach verschiedenen Kriterien darstellen lassen. Dabei können neue Termine eingefügt und bestehende bearbeitet werden. Vorgangsbezogene Termine sollten Sie aber ausschließlich in der dazugehörigen Reiseanmeldung eingeben, damit dieser Termin auch im Vorgang ersichtlich ist.

Links wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium (Datum, Zuordnung, Bearbeiter) und rechts die Dateneingrenzung der Liste. Je nach Sortierung erscheinen andere Eingabefelder.

<Datum> Sortiert und selektiert die Terminliste nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgaben. Dabei werden alle Termine angezeigt, die innerhalb des fälligen Zeitraums hätten erledigt werden müssen. Das bedeutet, dass unabhängig vom Mitarbeiter sämtliche Aufgaben erscheinen, die noch nicht aus der Aufgabenliste gelöscht worden sind.


<Zuordnung> Termine nach <Zuordnung> sind manuell erfasste Termine. Wählen Sie <Zuordnung>, erhalten Sie statt eines Feldes <Datum> das Pull-down-Menü <Termin-Art>, aus dem Sie eine Terminart wählen müssen. Haben Sie eine Terminart ausgewählt (z. B. <Buchung>), fordert Jack eine Eingabe im Feld <Zuordnung> (in diesem Fall z. B. die Buchungsnummer). In der Liste erscheint später auch die Terminart (s. u.) in einer eigenen Spalte.


<Bearbeiter> Sortiert und selektiert die Terminliste nach dem Expedienten sowie dem Fälligkeitsdatum. Alle Expedienten können sich hier sehr schnell ihre fälligen oder zukünftigen Termine darstellen lassen. Geben Sie hier das Expedientenkürzel ein, um alle Termine für diesen Expedienten zu erhalten. Dieses Kürzel wurde unter <Basisdaten - Mitarbeiter> beim Erfassen des Mitarbeiters definiert. Jack meldet Ihnen, wenn es den Mitarbeiter nicht gibt.


Unter <Terminart> geben Sie an, welche Terminarten die Wiedervorlage anzeigen soll. Entweder Sie wählen z. B. <Alle>, dann erhalten Sie alle Termine, ganz gleich, ob sie sich auf feste Buchungen, Optionen, Vormerkungen oder auf Termine beziehen, die mit gar keinem Vorgang zusammenhängen.

Sie können sich jedoch gezielt z. B. nur die Termine zu Vormerkungen, Angeboten und Anfragen darstellen lassen und sich so die Liste erheblich übersichtlicher gestalten.

Bezüglich der Vorgangsart <Option> kann in der Terminverwaltung gewählt werden, ob z. B. nur Optionstermine gezeigt werden sollen, bei denen aus der Option eine Festbuchung wird (<Option wird fest>), oder ob nur Optionstermine gezeigt werden sollen, bei denen die <Option verfällt>.

Möchten Sie z. B. alle Termine zu einer festen Reiseanmeldung sehen, wählen Sie in diesem Feld <Buchung>.

Mit den Checkboxen <Kunde>, <Veranstalter> und <Bausteine> suchen Sie nach entsprechend angelegten Terminen. Möchten Sie alle Termine aufrufen, die unter einer Terminart ohne Zuordnung erfasst worden sind, geben Sie ein Datum ein und wählen <Ohne Zuordnung>.


Erfassen Sie in Jack einen neuen Vorgang / eine neue Reiseanmeldung mit einer Buchungsart <Vormerkung>, <Angebot>, <Anfrage> oder <Option>, erscheint beim erstmaligen Speichern dieses Vorgangs eine Rückfrage, zu welchem Termin die Wiedervorlageliste hierzu einen Eintrag erhalten soll. Dieser Terminvorschlag kann noch vor dem Speichern von Ihnen mit einem Datum Ihrer Wahl überschrieben werden. Diese Termine laufen dann auch in der Terminliste auf.


Über dieses Klickfeld werden in der Terminliste auch die bereits erledigten Termine sichtbar. Termine können aus der Liste heraus gelöscht oder als erledigt markiert werden. In beiden Fällen verschwindet der Termin aus der Liste, kann jedoch später dann wieder aufgerufen werden, wenn er nicht gelöscht, sondern nur als erledigt markiert wurde.


Sie können wählen, an welches Ausgabemedium die Ausgabe geschickt werden soll.

 Die Bildschirmdarstellung der Liste ist fest im Programm vorgegeben. Der endgültige Ausdruck sowie die Druckvorschau können dagegen individuell angepasst werden. Bitte wenden Sie sich für individuelle Listenanpassungen an Bewotec.


Die Liste ist zweigeteilt. In der Hauptmaske sehen Sie alle Termine als Liste, durch die Sie scrollen können. Unterhalb der Liste sehen Sie einen Kalender, über den Sie per Mausklick neue Aufgaben setzen können. Rechts daneben erkennen Sie allgemeine Informationen zum markierten Termin.

Anhand der Farbe der Aufgaben können Sie sehen, ob es sich um einen fremden Termin handelt (= schwarz; ein anderer Mitarbeiter hat den Termin erfasst und zu erledigen), ob es sich um einen eigenen Termin handelt, der schon überfällig ist (= rot), oder ob es sich um einen fremden Termin handelt, den Sie einem anderen Mitarbeiter zur Erledigung zugewiesen haben (= blau). Loggen Sie sich in Jack ein, erscheinen alle Ihre Termine ohne die fremden in schwarz.

Handelt es sich um eine Option, werden die in den Veranstalter-Basisdaten hinterlegten Optionstermine (<Basisdaten - Veranstalter - Parameter>) automatisch sowohl in der Reiseanmeldung direkt in die Karteikarte <Termine> eingetragen, als auch in die Wiedervorlageliste des entsprechenden Bearbeiters aufgenommen.
Handelt es sich um Angebote, Vormerkungen oder Anfragen, werden auch hier automatisch Termine erzeugt, die vor dem erstmaligen Speichern des Vorgangs nochmals durch den Expedienten überschrieben bzw. angepasst werden können.

<Erl.> In dieser Spalte wird angezeigt, ob der angezeigte Termin bereits erledigt ist.

<Datum> Fälligkeitsdatum des Termins

<Bear.> Hier wird das Kürzel des Mitarbeiters angezeigt, der für die Bearbeitung zuständig ist.

<Von> Sollte die Aufgabe dem Bearbeiter von einem anderen Mitarbeiter zugeteilt worden sein, wird hier der delegierenden Mitarbeiter angezeigt.

<Art> In dieser Spalte wird die Termin-Art (s. o.) angezeigt und gibt einen Hinweis auf den Bereich, auf den sich die Aufgabe bezieht. So können z. B. alle Aufgaben, die etwas mit Buchhaltung zu tun haben, unter der „Termin-Art" <Buchhaltung> erfasst werden.

<Zuordn.> Die Spalte <Zuordn.> enthält die Buchungsnummer.

<Kunde> Die Spalte <Kunde> zeigt zum ausgewählten Termin den entsprechenden Kundennamen an, falls sich der Termin tatsächlich auf einen Vorgang / einen Kunden beziehen sollte

<St.> Die Spalte <St.> enthält den Aufgabenstatus. Geben Sie z. B. einen Termin für einen anderen Mitarbeiter ein, erhalten Sie diesen Termin nach erfolgter Bearbeitung zurück. In der <St.> Spalte sehen Sie dann <OK> und wissen, dass Ihr Termin bearbeitet wurde, und Sie den Termin löschen können.

<Text>In der Spalte <Text> wird die Beschreibung angezeigt, die Sie beim Erstellen des Termins eingeben.

<SMS?> In der Spalte <SMS?> können Sie sehen, ob es sich um einen Termin handelt, zu dem eine SMS an den betreffenden Kunden geschickt werden soll. SMS-Termine werden definiert unter <Datei – Parameter – Parameter Vorgang – Termine>.

<versendet?> In der Spalte <versendet?> wird angezeigt, ob die SMS an den Kunden geschickt wurde. Bitte beachten Sie, dass als SMS-Bearbeiter generell der Mitarbeiter <SMS> eingetragen ist.

<Geburtstag?> In der Spalte <Geburtstag?> wird angezeigt, ob der Kunde am Tagesdatum Geburtstag hat. Über das Kontextmenü kann man ihm dann eine Geburtstags-SMS schicken.

Unten rechts erscheinen Informationen zum markierten Termin, die von der Terminart abhängen, z. B. bei einem Termin zu einem Vorgang erhalten Sie Informationen über den Kunden, Reisetermine, Preise usw.



Kontextmenü und Symbolleiste und Kalender zur Terminliste

Sie können die Daten der Liste direkt über ein Kontextmenü bearbeiten, wenn es sich um Termine / Aufgaben zu einem Vorgang handelt. Alle Funktionen beziehen sich auf den markierten Datensatz.


<Anmeldung> Jack verzweigt direkt in die Vorgangsanmeldung (wie <Vorgang – Reiseanmeldung>).

<Druck Bestätigung>nJack springt direkt in die Maske für den Druck von Anmeldung, Bestätigung und Kontoauszug (wie unter <Vorgang – Anmeldung / Bestätigung>).

<Zahlung> Es öffnet sich das Fenster zur Kundenzahlung (wie <Vorgang - Zahlung Kunde>).

<Voucher> Jack verzweigt direkt in die Maske zum Voucherdruck (wie unter <Vorgang - Voucher / Gutschein>).

<Storno> Sie können den Vorgang komplett oder nur teilweise stornieren (wie unter <Vorgang - Stornierung>).

<Unterlagen> Es öffnet sich das Fenster zur Unterlagenkontrolle (wie <Vorgang - Unterlagen>).

<Rechnung> Sie gelangen in den Menüpunkt zum Rechnungsdruck wie <Vorgang - Rechnung>)

<Kunde ändern> Jack öffnet die Kundenerfassungsmaske und Sie können die Kundendaten ändern (wie Kunden - Ändern>).

<SMS Versand> Hier kann der SMS-Versand zu einer bestehenden, festen Buchung angestoßen werden (Zusatzmodul!). Der SMS-Versand funktioniert jedoch nur dann, wenn für SMS-Termine auch eine Datei mit dem entsprechenden SMS-Text existiert. Der Pfad zu dieser Datei muss bei der Definition des SMS-Termins unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Termine> angegeben werden.

<Geburtstags SMS> Über diese Funktion können Sie einzelnen Personen aus der Terminliste heraus eine Geburtstags SMS schicken. Die Einstellung funktioniert wie beim normalen SMS Versand.

!worddav504b01031287fd52c05ce2c70f39ef31.png|height=39,width=50,align=left!Innerhalb der aufgerufenen Liste können Sie nach allen gezeigten Feldern und Zeichenkombinationen suchen. Aktivieren Sie die Suchfunktion per Mausklick, und es öffnet sich ein Suchfenster.

Unter <Suchen von> tragen Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Jack sucht in allen (auch den nicht sichtbaren) Daten der kompletten Liste. Dabei kann die eingegebene Zeichenfolge auch mitten in einem Datensatz stehen.


Tragen Sie unter <Suchen von> z. B. <EFG> ein, wird der Datensatz mit Feldinhalt <ABCDEFGHI> gefunden, da in der Zeichenfolge <EFG> enthalten ist.

Sie können ausgehend von der markierten Position <vorwärts> (nach unten) oder <rückwärts> (nach oben) suchen. Die Suche kann je nach Datenumfang etwas dauern. Wird einer oder beide Buttons grau, zeigt Jack, dass sich in der entsprechenden Suchrichtung keine Daten mehr mit dem eingegebenen Suchbegriff befinden. Mit <Abbruch> beenden Sie die Suche.


Hier können Sie die Liste nach anderen Kriterien neu aufrufen. Das Hauptsortierkriterium jedoch - das Sie ganz am Anfang angegeben hatten (Abfahrt, Buchungsdatum / -nummer, Kunde usw.) – bleibt dabei bestehen. Möchten Sie die Liste auch mit einem anderen Hauptsortierkriterium aufrufen, müssen Sie die Liste zuerst verlassen und die Funktion neu aufrufen.

Mit dieser Funktion können Sie einen neuen Termin erfassen.

Dabei können Sie ein beliebiges Datum eingeben und sollten einen möglichst kurzen, aussagekräftigen Betreff formulieren.

Sie können entscheiden, welcher Expedient / <Bearbeiter> für die Aufgabe zuständig ist.
Die Terminart erleichtert das Suchen, und in der Zuordnung sollten Sie sich nach den oben genannten Kriterien richten (s. <Zuordnung>).

Zusätzlich können Sie einen Dateianhang angeben, wobei sich mit dem Klick auf <Suchen> der Windows Explorer öffnet, und Sie die passende Datei wählen können.
Mit <Zeigen> erhalten Sie eine Vorschau auf den Dateiinhalt.

Im unteren Fensterbereich können Sie beliebigen Text eingeben, der allerdings nicht in der Aufgabenliste gezeigt wird, sondern nur, nachdem der Button zum Ändern von Terminen angeklickt wurde. Mit <Hinzu> wird die Aufgabe in der Liste gespeichert.

Ich möchte zu einem Kunden einen Wiedervorlagetermin anlegen, ohne Vorgang.
Automatische Wiedervorlagetermine lassen sich nur in einem Vorgang definieren. Man kann aber unter <Listen - Terminliste> manuell einen Termin hinzufügen, bei dem man in <Termin-Art> diesen Kunden angibt. Auch diese Termine erscheinen bei Fälligkeit automatisch in der Aufgabenliste..


Mit diesem Button können Sie bestehende Aufgaben ändern, wenn Sie selber diese Aufgabe erfasst haben oder für sie zuständig sind. Sie können keine fremden Termine ändern.

Im erscheinenden Fenster können Sie nach Belieben die Daten zur Aufgabe ändern oder ergänzen.
Mit <Ändern> werden die Änderungen gespeichert und Sie gelangen zurück zur Aufgabenliste.




Mit dieser Funktion können Sie erfasste Termine löschen, nachdem sie erledigt wurden. Aufgaben können nur von demjenigen Mitarbeiter gelöscht werden, der sie ursprünglich eingegeben hatte.

Mit dem Klick auf <Löschen> wird der Termin gelöscht, und Sie gelangen wieder in die Aufgabenliste.
Ist der Button grau, haben Sie keine Berechtigung zum Löschen des Termins. Sind Sie jedoch Bearbeiter und nicht Ersteller dieser Aufgabe, wird der Termin nicht völlig gelöscht, sondern an den eigentlichen Ersteller mit Status <OK> zurückgeschickt. Nur er kann den Termin endgültig löschen.

Hier können Sie sämtliche Aufgaben eines bestimmten Mitarbeiters für einen begrenzten Zeitraum einem anderen Mitarbeiter zuteilen.

Dabei geben Sie die Mitarbeiterkürzel sowie den Zeitraum ein. Alle Termine, die im angegebenen Zeitraum von dem ersten Mitarbeiter (hier: Bernd Blöker) erledigt werden müssten, werden nun dem zweiten Mitarbeiter (hier: Ernst Sroke) zugewiesen und erscheinen auf dessen Terminliste.


Alle Daten der Liste werden direkt ausgedruckt.

Sie verlassen die Liste und beenden die Funktion.

Kalender

Im Terminfenster sehen Sie unten links einen Kalender, in dem der durch die Eingrenzung selektierte Fälligkeitstag markiert ist.
Sie können einen anderen Fälligkeitstag anklicken, und sich damit andere Daten der Terminliste darstellen lassen.
Möchten Sie einen anderen Monat wählen, klicken Sie auf einen der roten Pfeile links oder rechts der Kalenderüberschrift. Der Monat ändert sich entsprechend, und die Terminliste wird mit dem neuen Fälligkeitsdatum wieder neu aufgebaut.