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MadeInOffice E-Mail Exporter

Die Software MadeInOffice E-Mail Exporter sorgt dafür, dass versendete und eingehende Mails in der Dokumentenverwaltung von Jack Plus abgelegt werden.
Dazu muss ein auf jedem Rechner ein kleines Programm, der MadeInOfice Email Exporter, installiert sein und laufen.
Dieses Programm überprüft, ob E-Mails an einen Kunden gehen, bzw. ob der Kunde auf eine Mail antwortet, und stellt diese Mails dann in der Dokumentenverwaltung zur Verfügung.

Voraussetzungen

Um dieses Modul nutzen zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie müssen das Modul "Dokumentenverwaltung" erworben haben.
  • Dieses Modul muss in Ihrer Lizenzdatei aktiviert sein.
  • Der e-Mail Exporter muss lokal installiert sein (Eintrag in Registry).
  • In Jack Plus muss als E-Mail Protokoll "MAPI" aktiviert sein.
  • MS Outlook muss installiert sein.

Installation

Die Installation erhalten Sie, wenn Sie das Modul Dokumentenverwaltung erworben haben.
Sie besteht aus zwei Teilen:

Bei der Installation müssen keine weiteren Daten angegeben werden.
In beiden Fällen erscheint nur folgende Meldung:

Nach der Installation sind entsprechende Einträge in der Registry Ihres Betriebssystems vorhanden.

Konfiguration

Es muss im Installationsverzeichnis von MadeInOffice (normalerweise: C:\Programme\Made In Office\MailExporter) eine Datei "config.xml" vorhanden sein. In dieser Datei werden die Exportverzeichnisse definiert.
Die Syntax für die Verzeichnisse sieht so aus:

  <?xml version="1.0" ?> 
  <config>
  <merkmal>Abreise</merkmal> 
  <VersandVerz> "Pfad_zu_Ihrem_Versandverzeichnis" </VersandVerz> 
  <EmpfangVerz> "Pfad_zu_Ihrem_Empfangsverzeichnis" </EmpfangVerz> 
  </config>

Der entsprechende Pfad muss so angegeben werden:
D:\xxx\Mailexporter

Es bietet sich an, in dem Verzeichnis, in dem Jack Plus installiert ist, ein Unterverzeichnis mit dem Namen "MailExporter" einzurichten.
Unter diesem Verzeichnis müssen zwei weitere Verzeichnisse "Kunden" und "Vorgänge" angelegt sein.

Damit ist die Konfiguration abgeschlossen.

Benutzung in Jack Plus

Der Mail Exporter durchsucht die Betreffzeilen der eingehenden und ausgehenden Mails nach den unten angegebenen Stichwörtern.

  1. Mail mit dem Stichwort „Vorgangsnummer:“ werden in einem Ordner Vorgänge[Nummer][Subject]_Timestamp.msg in den konfigurierten Ordnern erstellt.
  2. Mail mit dem Stichwort „Kundennr.“ werden in einem Ordner Kunden[Nummer][Subject]_Timestamp.msg in den konfigurierten Ordnern gespeichert.
  3. Mails mit dem konfigurierten Stichwort werden in die konfigurierten Ordner mit Subject_Timestamp.msg direkt exportiert. Dieses Stichwort können Sie selbst in der "config.xml" im Abschnit /<merkmal/> angeben.
Ausgehende Mails

Wenn aus Jack Plus heraus eine Mail versendet wird, erstellt der E-Mail Exporter eine entsprechende Datei und legt sie im Exporter Verzeichnis ab. Ist eine Zuordnung zu Vorgangsnummer oder Kundennummer möglich, wird die Datei dann in die Dokumentenverwaltung verschoben.
Ist in der E-Mail nur das selbst definierte Stichwort vorhanden, so wird die entsprechende Datei in das Hauptverzeichnis des E-Mail Exporters verschoben und bleibt dort. Eine automatische Zuordnung erfolgt hier nicht, dies muss das Reisebüro im Nachgang manuell machen.

Eingehende Mails

Bei eingehenden Mails wird ähnlich verfahren: es wird eine entsprechende Datei angelegt, allerdings werden diese Dateien erst bei einem Versand aus Jack Plus heraus in der Dokumentenverwaltung abgelegt.

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