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Allgemeines

Bewotec stellt ab dem 1.2.18 einen eigenen Service (Fiskalprotokoll)) für die Registrierkasse zur Verfügung.

Jack Plus Nutzer, die bisher mit Fiskaltrust gearbeitet haben, müssen den Vertrag mit Fiskaltrust kündigen und den Bewotec Support für die Umstellung auf den neuen Service kontaktieren.

Um den Registrierkassendienst von Bewotec zu nutzen, müssen Sie einen separaten Vertrag mit Bewotec abschließen. Details erfahren Sie über den für Sie zuständigen Vertriebsmitarbeiter.

Ebenso benötigen Sie die Profi Version von Jack Plus.

Vertragskündigung

Bitte beachten Sie, dass Bewotec Ihren bestehenden Vertrag mit Fiskaltrust nicht kündigen kann, da Bewotec nicht der Vertragspartner ist.

Die Umstellung von Fiskaltrust auf den Bewotec Service übernimmt der Bewotec Support.

 

Der Bewotec Support wird in Abstimmung mit dem Kunden die Umstellung durchführen.
Dazu gehört, die Kasse in Fiskal Trust abschließen und exportieren. Anschließend wird das Büro neu im Bewotec Service angelegt und es wird ein Organisations Administrator für das Büro angelegt. Mit diesem Organisations Administrator kann das Reisebüro selbst Änderungen an Ihren Stammdaten eingeben, neue Benutzer anlegen und die Kasse verwalten. Die Erstanlage der Kasse im Bewotec Service wird vom Bewotec Support durchgeführt.

Durch den Einsatz des Bewotec Services ergeben sich keine Änderungen im Jack Plus Programm. Sie benutzen Jack Plus genauso, wie Sie es vorher mit Fiskal Trust benutzt haben.

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Konfiguration des Bewotec Service

Die Konfiguration des Bewotec Service für die Registrierkasse wird über ein Online Portal durchgeführt. Sie erreichen dieses Online Portal über den folgenden Link:

https://services.webtravel.de/fiscalprotocol-web/

Nach dem Abschluss des Vertrags mit Bewotec erhalten Sie die Zugangsdaten für den Organisations Administrator. Mit diesem Login können Sie sich nun anmelden und die folgenden Aufgaben durchführen:

  • Ihre Organisationsstammdaten ändern
  • Ihre Kasse aktivieren und verwalten
  • Exporte durchführen
  • Weitere Nutzer anlegen

Um sich bei Bewotec Fiskalprotokoll anzumelden klicken Sie auf dieser Seite oben rechts auf den Button < Login >.

Auf der folgenden Seite können Sie Ihre Zugangsdaten eingeben.

Mit < Anmelden > starten Sie nun die Konfigurationsseite.

Das Feld < Land > ist standardmäßig mit "Österreich" vorbelegt und kann aktuell nicht geändert werden.

Nach dem Login im Online Portal sehen Sie folgendes Fenster:

Über die seitliche Navigation können Sie nun in die weiteren Unterpunkte wechseln.

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Benutzer

Nach dem Abschluss des Vertrag mit Bewotec erhalten Sie die Zugangsdaten für den Organisations Administrator. Dieser Administrator kann weitere Benutzer anlegen.

Um einen weiteren Benutzer anzulegen meldet sich der Administrator an und wechselt in den Bereich < Benutzer >.

In der Liste werden alle bereits angelegten Benutzer der Organisation angezeigt. Der Organisations Administrator kann diese Benutzer bearbeiten oder löschen. Dazu benutzt er die beiden Schaltflächen neben jedem Eintrag.

Das grüne Plus Symbol oberhalb der Benutzer dient zum Anlegen eines neuen Benutzers.

Für einen neuen Benutzer müssen Sie die folgenden Daten einfügen.

FeldBeschreibung
NameVor- und Nachname des Benutzers
E-MailE-Mail Adresse des Benutzers
Passwortdas Passwort für das Login. Als Loginname wird die E-Mail Adresse verwendet.
Straße / PLZ / OrtAdresse des Benutzers
TelefonTelefonnummer des Benutzers
Bitte geben die die Telefonnummer mit Ländervorwahl und ohne Sonderzeichen ein, also z.B. "0049220589640"
FaxFaxnummer des Benutzers
Bitte geben die die Faxnummer mit Ländervorwahl und ohne Sonderzeichen ein, also z.B. "0049220589640"
OrganisationFür den Benutzer wird die gleiche Organisation übernommen, für die der Administrator angelegt wurde.
StatusÜber diese Schaltfläche können Sie steuern, ob der Benutzer aktiv ist oder nicht.
RolleÜber die Rolle werden die Berechtigungen gesteuert, die der Benutzer hat. Sie können entweder einen Organisations Administrator oder eine Organisations Benutzer erstellen (die entsprechenden Rechte finden Sie weiter unten).
Zusätzliche InformationenRaum für weitere Informationen

Mit einem Klick auf < Speichern > wird die Benutzeranlage abgeschlossen. Der Login ist sofort aktiv.

Rollen / Berechtigungen

Für die Anlage von Benutzern gibt es zwei verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen.

RolleBeschreibung
Organisations AdministratorDieser Benutzer kann bestehende Benutzer seiner Organisation bearbeiten und neue Benutzer anlegen. Daneben kann er Kassen bearbeiten und die Stammdaten seiner Organisation ändern.
Organisations BenutzerEin einfacher Benutzer kann nur die Daten der Kassen einsehen und die freigegebenen Funktionen nutzen (Null-Beleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg). Er hat ausserdem die Möglichkeit, das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren.

Nach der Anlage wird automatisch eine E-Mail an den Benutzer mit seinen Zugangsdaten geschickt. Der Benutzer kann sich direkt anmelden.

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Kassen

Über diesen Menüpunkt können Sie alle Kassen sehen, die für Ihre Organisation angelegt wurden. Für die angelegten Kassen können Sie weitere Aktionen durchführen.

Eine neu angelegte Kasse ist nicht sofort aktiviert. Sie müssen die Aktivierung manuell vornehmen.

Mit einem Klick auf das Bleistift Symbol wird die Übersicht über die gewählte Kasse angezeigt. Diese Übersicht ist in weitere Bereiche aufgeteilt.

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Info

In diesem Bereich werden die allgemeinen Informationen zu Ihrer Kasse angezeigt.

FeldBeschreibung
Kassen-Id

Die ID der Kasse wird automatisch vom System vergeben. Sie benötigen die Kassen-ID, um die Kassen in Jack Plus nutzen zu können.
Geben Sie dazu die Kassen-ID und den Zugriffstoken in Jack Plus unter < Buchhaltung - Stammdaten - Kontkontenverwaltung > ein. Rufen Sie dazu das Kassenkonto auf und tragen die Informationen in die Felder ein.

Der Zugriffstoken wird beim Anlegen der Kasse erzeugt. Sie können ihn später über die Funktion < Zugriffstoken zurücksetzen > neu erstellen.

HINWEIS: Bitte ersetzen Sie in Jack Plus bei allen Kassenkonten die Kassen-ID und den Zugriffstoken durch die neuen Werte aus dem Bewotec Service!

KassennameDer Name der Kasse
OrganisationDie Organisation, zu der die Kasse bei der Anlage zugeordnet wurde.
Status

In diesem Feld steht einer von zwei Einträgen:

  • GEN_IN_SERVICE: Die Kasse wurde aktiviert, ist also in Betrieb
  • GEN_OUT_OF_SERVICE: Die Kasse wurde noch nicht aktiviert oder wurde deaktiviert

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Operationen

In diesem Bereich können Sie verschiedene Funktionen im Zusammenhang mit der Kasse durchführen. Ein Teil dieser Funktionen steht Ihnen auch in Jack Plus unter dem Menüpunkt < Buchhaltung - Stammdaten - Kontostammdaten > zur Verfügung.

FunktionBeschreibung
Aktivieren

Durch die Aktivierung des Kassenkontos wird ein Nullbeleg erstellt. Ab diesem Zeitpunkt müssen die Daten vollständig zu Finanz Online übertragen werden.
Die Aktivierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein Fehler kann in diesem Fall nur durch Deaktivieren und Neuanlage der Kasse korrigiert werden.

Stellen Sie bitte sicher, dass zum Zeitpunkt der Aktivierung auch in Jack Plus die richtigen Daten (Kassen-ID und Zugriffstoken) am Kassenkonto hinterlegt sind.

Nullbeleg

Diese Funktion wird zum Testen der Verbingund benutzt, z.B. bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden.
Nach dem Erzeugen des Belegs erfolgt die Abfrage, ob der Beleg gedruckt werden soll. Der Druck enthält die Daten als QR Code.

MonatsbelegDurch den Monatsbeleg wird Finanz Online mitgeteilt, dass der Monat abgeschlossen ist. Der Beleg ist ein Nullbeleg. Dieser Beleg wird automatisch vom Bewotec Service erstellt, und zwar um 21 Uhr am Monatsletzten.
Falls nach diesem Zeitpunkt weitere Verbuchungen in den abschlossenen Monat getätigt werden, muss danach ein manueller Monatsbeleg erzeugt werden.
Jahresbeleg

Durch den Jahresbeleg wird Finanz Online mitgeteilt, dass das letzte Jahr abgeschlossen ist. Der Beleg ist ein Nullbeleg. Dieser Beleg wird automatisch vom Bewotec Service erstellt, und zwar um 20 Uhr am 31.12. des Jahres.

Falls nach diesem Zeitpunkt weitere Verbuchungen ins abschlossene Jahr getätigt werden, muss danach ein weiterer Jahressbeleg erzeugt werden.
Für den Jahresbeleg gilt als Stichtag der 31.12. des Jahres. Der letzte Jahresbeleg vor diesem Datum wird als Abschlus des Jahres angesehen.

DeaktivierenDiese Schaltfläche sollten Sie nur dann benutzen, wenn Sie wirklich vorhaben, die aktuelle Kasse nicht mehr weiter zu nutzen. Die Deaktivierung kann nicht zurückgenommen werden. Es muss dann eine neue Kasse angelegt und aktiviert werden.
Zugriffstoken zurücksetzen

Falls Sie die Grunddaten für eine Kasse (Kassen-ID und Zugriffstoken) nicht mehr haben sollten, können Sie über diese Schaltfläche einen neuen Token erstellen. Diesen können Sie dann in Jack Plus hinterlegen.

Über das Kopier Symbol können Sie die Daten einzeln in die Zwischenablage speichern.

HINWEIS: Bitte ersetzen Sie in Jack Plus bei allen Kassenkonten die Kassen-ID und den Zugriffstoken durch die neuen Werte aus dem Bewotec Service!

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Journal

In der Journalliste werden alle Belege angezeigt, die Sie über den Service abgewickelt haben.

Auch der Startbeleg und die Abschlussbelege (Monat, Jahr) werden in der Liste angezeigt.
Über die Navigation unten können Sie bis zum Startbeleg der Kasse zurückgehen. Die Daten der Vorjahre sind ebenfalls verfügbar, jedoch in archivierter Form. Dadurch kann der Aufruf von Daten aus den Vorjahren etwas länger dauern als der Aufruf von aktuellen Daten.

Über die Schaltfläche < Exportieren > oben links können Sie das Datenerfassungsprotokoll (DEP) im JSON-Format exportieren.

Der Export von Daten wird im Hintergrund ausgeführt und kann einige Zeit in Anspruch nehmen, abhängig vom Datenumfang und von der Auslastung des Systems.

Der Export enthält immer den kompletten Datenbestand der Kasse.

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Exporte

Im Bereich < Exporte > werden die Export Dateien zur Verfügung gestellt. Da der Export im Hintergrund ausgeführt wird, kann der aktuelle Export zeitverzögert angezeigt werden.

Mit einem Klick auf das grüne Download Icon können Sie die Datei auf Ihrem PC speichern.

Sie werden vom Betriebssystem gefragt, ob Sie die Datei öffnen oder speichern wollen.

Im Normalfall werden Sie die Datei speichern und am ausgewählten Ort im JSON Format ablegen.

Bitte beachten Sie, dass der Export nur so lange abgespeichert werden kann, solange ein Vertrag mit Fiskaltrust besteht. Bei Kündigung des Vertrags sollten Sie vor Vertragsende die Download abgeschlossen haben.

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Was tun bei einem Ausfall des Service?

Sollte der Bewotec Service einmal ausfallen, so wird dies bei der Eingabe einer Zahlung angezeigt bzw. auf dem Kassenbeleg vermerkt („Sicherheitseinrichtung ausgefallen“)
Eine spätere Nachsignierung wird wie bisher über den Aufruf des Zahlungsdokuments in Jack Plus angestoßen.

Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, so muss dieser Ausfall an FinanzOnline gemeldet werden.
Wenn Sie die FON Daten in Ihren Organisationsstammdaten hinterlegt haben, wird die Meldung automatisch von Bewotec durchgeführt.

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Stammdaten

Die Anlage der Organisation erfolgt durch Bewotec nach Abschluss des Vertrags. Sie haben aber später jederzeit die Möglichkeit, die ursprünglich angelegten Daten im Bereich < Stammdaten > zu ändern.

Die Stammdaten der Organisation umfassen die folgenden Informationen:

FeldBeschreibung
NameDer Name Ihrer Organisation. Der hier eingegebene Name wird nur intern verwendet, muss also nicht zwingend die Firmierung Ihres Unternehmens entsprechen.
UmsatzsteuerID

In diesem Feld können Sie Ihre Umsatzsteuer-ID hinterlegen. Bei der Eingabe wird überprüft, ob die ID das richtige Format hat. Es wird nicht überprüft, ob die Umsatzsteuer-ID  tatsächlich existiert.

Bitte beachten Sie, dass die Zertifizierung der Kasse mit der Umsatzsteuer-ID durchgeführt wird. Wenn Sie die Umsatzsteuer-ID später ändern, erlischt die Zertifizierung Ihrer Kasse und es kann keine Signierung mehr durchgeführt werden.

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-ID ändern müssen, schließen Sie zuerst die alten Kassen ab und ändern danach die Umsatzsteuer-ID. Lassen Sie dann neue Kassen von Bewotec anlegen und aktivieren Sie diese neuen Kassen.

Adressebestehend aus Straße, PLZ und Ort
Telefon/FaxIhre Kommunikationsdaten
Teilnehmer-IdentifikationTragen Sie hier die Teilnehmeridentifikation bei Finanz Online ein.
Benutzer-IdentifikationTragen Sie hier die Benutzeridentifikation bei Finanz Online ein.
PINTragen Sie hier die PIN für die Anmeldung bei Finanz Online ein.

Ihre Änderungen speichern Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche < Speichern >.

Besonders wichtig bei der Eingabe sind die Zugangsdaten zu FinanzOnline. Nur mit diesen Informationen ist es Bewotec möglich, die Daten an das Finanzamt weiterzuleiten oder einen Ausfall des Service zu melden.

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Benutzerkonto

Sie können in diesem Menüpunkt Ihre Benutzerdaten abändern. Dabei werden die gleichen Felder angezeigt wie bei der Anlage des Benutzers

Hier können Sie auch Ihr Passwort ändern, indem Sie im entsprechenden Feld ein neues Passwort eingeben.

Änderungen bestätigen Sie bitte mit < Übernehmen >.

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